Materi Metode Persidangan

Metode berarti cara.

Sidangan adalah forum formal bagi pengambilan keputusan yang akan menjadi kebijakan dalam sebuah organisasi (berstruktur dan mempunyai susunan hierarkis) dengan diawali oleh konflik..

Jadi pengertian dari metode persidangan itu sendiri adalah cara menyelesaikan suatu masalah (Konflik) dalam suatu forum berdasarkan hal / agenda yang telah dijadwalkan / dirumuskan sebelumnya.

Dalam membahas metode persidangan, kita tidak hanya membicarakan tentang bentuk persidangan / model forum, namun juga kita harus mengetahui macam-macam persidangan. Ada 2 macam sidang, yaitu:

Macam-macam persidangan

1.    Sidang pleno : sidang yang dihadiri oleh seluruh peserta sidang. Termasuk kedalam kategori sidang ini adalah; Sidang pendahuluan yang biasanya untuk menetapkan jadual, tata tertib dan pemilihan presidium sidang. Sidang pleno, biasanya di tengah persidangan untuk mengesahkan laporan pertanggungjawaban yang dipimpin oleh presidium sidang.

2.   Sidang paripurna, biasanya berisi tentang pengesahan hasil-hasil sidang.

3.   Sidang komisi adalah sidang yang diikuti oleh leserta terbatas (anggota komisi), sidang ini diadakan untuk pematangan materi sebelum diplenokan, dipimpin oleh pimpinan komisi.

Demi kelancaran sebuah persidangan, hendaknya didukung oleh beberapa perangkat-perangkat yang ada didalamnya, diantaranya adalah :
1. Pimpinan sidang

Pimpinan sidang adalah orang-orang yang telah ditunjuk sebelumnya oleh peserta sidang yang mempunyai tugas untuk mengarahkan sidang dan ,menetapkan hasil keputusan yang telah disepakati oleh seluruh peserta sidang. Pimpinan sidang biasanya terdiri dari 3 (tiga) orang, yakni :

• pimpinan sidang ketua,
• pimpinan sidang sekretaris (notulen) yang bertugas untuk mencatat segala ketetapan yang telah disepakati dalam persidangan untuk kemudian diarsipkan;
• dan pimpinan sidang anggota yang mendampingi kedua pimpinan sidang ketua dan pimpinan sidang sekretaris.

2. Materi sidang

adalah materi/konsep permasalahan yang akan dibahas didalam persidangan. Materi ini merupakan rangkuman dari beberapa pokok-pokok permasalahan yang ada dalam tubuh organisasi tersebut.

3. Peserta sidang
Peserta sidang terbagi menjadi 2 yaitu :
- Peserta Penuh
Peserta penuh mempunyai hak bicara dan hak suara
- Peserta Peninjau
Pesrta peinjau hanya memiliki hak bicara

4. Aturan pemakain palu

Palu merupakan alat yang paling identik dalam sebuah persidangan, mengenai jumlah ketukan palu sebenarnya tidak ada aturan baku atau standar yang digunakan. Namun biasanya dalam banyak sidang aturan ketukan yang digunakan adalah:

 1. Satu Kali Ketukan

  Untuk memindahkan palu, menerima dan menyerahkan pimpinan sidang.

  memberikan peringatan kepada peserta

  Mengesahkan keputusan/kesepakatan peserta sidang poin perpoin (keputusan sementara)

  Menskors dan mencabut kembali skorsing sidang yang waktunya tidak terlalu lama sehingga peserta sidang tidak perlu meninggalkan tempat sidang.

  Mencabut kembali / membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap keliru.

2. Dua Kali Ketukan

  Untuk skor selama 2 x 15 menit, 2 x 30 menit.

  Membuka dan mencabut kembali

Perbedaan skor sidang 1 x 30 menit dengan 2 x 15 menit ialah :

Untuk skor sidang 2 x 15 menit, jika sudah masuk 15 menit pertama dapat dicek, apakah kondisi memungkinkan untuk mencabut skor sidang an memulai lagi persidangan. Jika tidak maka skor terus berlanjut. Sementara jika skor sidang 1 x 30 menit, skor harus dicabut setelah 30 menit.

3.Tiga Kali Ketukan

  Untuk membuka persidangan resmi

  Untuk membuka secara resmi

  Untuk menutup secara resmi

  Untuk menetapkan keputusan akhir

4.Cara mengajukan pendapat

Dalam mengajukan pendapat semua peserta sidang harus mengacungkan tangan terlebih dahulu, jelaskan tujuan anda (Mohon Bicara, Interupsi), setelah diizinkan oleh pimpinan sidang baru boleh mengemukakan pendapat. Ingat ......pimpinan sidang berhak menolak atau mengizinkan.

1. Membuka sidang

“Dengan mengucap Bismilahirahmanirahim, sidang pleno I saya nyatakan dibuka. “ tok…….tok…….tok

2. Menutup sidang

“Dengan mengucap Alhamdulillahriabilalamin, sidang pleno I saya nyatakan ditutup.” Tok……..tok……..tok

3. Mengalihkan pimpinan sidang

“Dengan ini pimpinan sidang saya alihkan kepada pimpinan sidang berikutnya” tok.

4. Mengambil alih pimpinan sidang

“Dengan ini pimpinan sidang saya ambil alih “ tok

5. Menskorsing sidang

“Dengan ini sidang saya skorsing selama 15 menit” tok……….tok.

6. Mencabut skorsing

“Dengan ini skorsing 15 menit saya cabut dan saya nyatakan sidang dilanjutkan“ tok…….tok

.

7. Memberi peringatan kepada peserta sidang

Tok………. “Peserta sidang harap tenang !”

Istilah – istilah dalam Persidangan

1. Pending, adalah menghentikan sidang sejenak dikarenakan terdapat kendala tekhnis atau prinsip.
Contoh ; makan, shalat, kebakaran dsb.

2. Skorsing, adalah menghentikan sidang sejenak untuk melakukan lobying, dikarenakan sulitnya mencapai kesepakatan antar peserta sidang yang berseteru.

3. Lobying, merupakan proses diskusi antar peserta sidang diluar pengaturan pimpinan sidang.

4. Pencerahan, merupakan upaya seorang peserta sidang untuk meluruskan kesalahfahaman yang terjadi antara peserta sidang yang lain.

5. Voting, merupakan prosesi pengambilan keputusan berdasarkan suara terbanyak setelah jalan musyawarah mengalami kebuntuan.

6. Quorum, merupakan syarat sebelum persidangan dimulai, agar keputusan dapat dianggap sah.

7. Interupsi, yaitu memotong pembicaraan orang lain.

• Interupsi point of order : meminta kesempatan untuk bicara atau dipergunakan untuk memotong pembicaraan yang dianggap menyimpang dari masalah.
• Interupsi point of information : memberikan atau meminta penjelasan atas apa yang telah disampaikan.
• Interupsi point of clarification : meluruskan permasalahan agar penyimpangan tidak semakin menajam.
• Interupsi point of prevelage : tidak setuju atas pemojokan, penyinggungan persoalan pribadi.

8. Prosiding = Hasil ketetapan sidang/Musyawarah yang telah di bukukan (bersifat tertulis)
9. Konsideran = (Bagian) Surat keputusan

BENTUK SIDANG
Ada beberapa bentuk / model persidangan, antara lain yaitu:
Bentuk U / tapal kuda
Merupakan bentuka persidangan yang paling efektif karena semua peserta sidang bisa benar-benar terfokus perhatiannya. Hal ini merupakan salah satu kelebihan dari bentuk persidangan ini.

Bentuk lingkaran
Bentuk persidangan seperti ini memiliki kelemahan, yaitu tidak dapat debedakan secara tegas antara pemateri, moderator, dan notulen dengan para peserta sidang. Contoh forum yang pernah menggunakan bentul persidangan seperti ini yaitu Konferensi Meja Bundar (KMB).

Bentuk berpanjar
Kelemahan dari bentuk persidangan seperti ini yaitu peserta yang duduk di belakang kemungkinan besar tidak fokus terhadap forum tersebut. Contohnya yaitu pada acara-acara seminar pada umumnya.

Bentuk komisi
Untuk bentuk persidangan seperti ini, memiliki kelemahan pula, yaitu jarak antar komisi yang berdekatan akan menyebabkan kurangnya konsentrasi / bahkan tidak adanya konsetrasi dari pemateri sidang maupun pesertanya.